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Buchung von Vorauszahlungen auf Betriebskosten (Kommune als Vermieterin) (FAQ 5.30)

Frage: Wie sind Vorauszahlungen auf Betriebskosten (Mietnebenkosten) zu behandeln, die die Kommune als Vermieterin vereinnahmt?

Antwort: Tritt die Kommune unmittelbar als Vermieterin auf (z. B. für Wohnungen oder andere kommunale Gebäude) und vereinnahmt sie von den Mietern Vorauszahlungen auf die Betriebskosten, so sind diese Beträge in Anlehnung an die Vorgehensweise in der Wohnungswirtschaft zu buchen. Das Kriterium der Realisierung ist erst erfüllt, wenn die Leistung sowohl erbracht als auch abgerechnet wurde. Die Leistungserbringung der Kommune als Vermieterin erstreckt sich auf die Bereithaltung, Lieferung und Abrechnung von Wärme, Wasser etc. Jede Vorauszahlung durch den Mieter stellt bis zur Abrechnung eine Verbindlichkeit für die Kommune dar.

Die Vorauszahlungen der Mieter sind bis zur Betriebskostenabrechnung als erhaltene Anzahlungen zu erfassen. Die Betriebskosten der Kommune sind als laufender Aufwand des Haushaltsjahres zu behandeln. Zur Abgrenzung bzw. Neutralisation der Aufwendungen werden über eine Bestandserhöhung unfertige Leistungen gebildet. Im folgenden Haushaltsjahr werden nach Fertigstellung der Betriebskostenabrechnung die Anzahlungen ertragswirksam ausgebucht. Zudem werden die unfertigen Leistungen durch die Buchung einer Bestandsminderung neutralisiert.

Zur Verdeutlichung folgendes Buchungsbeispiel (entwickelt durch den SRH):

Jahr 1:

Eingang laufende Miete 100 EUR und Nebenkostenvorauszahlung 20 EUR

Bank (17) 120 EUR          an Miete (341) 100 EUR
                                         Anzahlungen (252) 20 EUR

Laufender Aufwand für Betriebskosten bei der Kommune 50 EUR

Aufwendungen (42) 50 EUR      an Bank (17) 50 EUR

JA-Buchung (Abgrenzung)

unfertige Leistungen (086) EUR 50       an Bestandsveränderungen (372) 50 EUR

Anmerkung zur Jahresabschlussbuchung: Direkte Abgrenzung der Aufwendungen (z. B. als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten) ist nicht möglich, da die betreffenden Aufwendungen aus Sicht der Kommune der aktuellen Periode zuzurechnen sind (Kommune hat die Leistungen vom Versorger erhalten), deshalb wird als indirekte Abgrenzung eine unfertige Leistung über Bestandsveränderungen gebildet, somit wird zum einen das Bruttoprinzip gewahrt (Aufwand bleibt sichtbar), zum anderen ist die Bildung einer unfertigen Leistung plausibel, da die Leistung der Kommune in der Erbringung und Abrechnung der Versorgungsleistungen besteht und die Abrechnung noch nicht erfolgt ist.

Jahr 2 (Jahr der Abrechnung):

Nach Abrechnung ist ersichtlich, ob die Vorauszahlungen die Kosten decken; es ergeben sich 3 Varianten (Vorauszahlung 20 EUR = Kosten 20 EUR, Vorauszahlung 20 EUR < Kosten 50 EUR, Vorauszahlung 20 EUR > Kosten 10 EUR)

1. Variante

Anzahlungen (252) 20 EUR                       an Erträge (341) 20 EUR

2. Variante

Anzahlungen (252) 20 EUR                       an Erträge (341) 50 EUR
Forderungen (161) oder Bank (17) 30 EUR

3. Variante

Anzahlungen (252) 20 EUR                       an Erträge (341) 10
                                                                 Verbindlichkeiten (251) oder Bank (17) 10 EUR

Weil die Nebenkosten abgerechnet sind, können als letzter Schritt die "Unfertigen Leistungen" aufgelöst werden:

Bestandsveränderungen (372) 50 EUR       an Unfertige Leistungen (086) 50 EUR

[überarbeitet am 7. November 2012]